Incrível como ideias simples podem ser tão eficazes!
Já faz muito tempo, aprendi a organizar minhas tarefas diárias em um To Do List.
Isso sempre ajudou a não esquecer de nada. Mas também muitas vezes tive a sensação de frustração, ao ver que apesar de ter trabalhado 10, 11, 12 horas naquele dia, muitas das coisas que havia listado continuavam ainda lá para serem executadas….ou seja, meu gerenciamento do tempo não tinha sido eficaz.
Isso ocorre com quase todo mundo, não foi e não será privilegio meu, tal sensação de falta de produtividade.
Uma forma de priorizarmos esse nosso To Do List, é utilizarmos a Matriz de Eisenhowser. Sim Eisenhowser, o 34º Presidente dos Estados Unidos, e que quando ainda era General do Exército Americano foi responsável pelo planejamento da invasão da Normandia….a ele é atribuída essa matriz de priorização. Bem não há dúvidas que ele era um cara ocupado, quer seja como General durante a 2ª Grande Guerra, quer seja como Presidente dos EUA em dois mandatos.
A ele é atribuída a frase:
O que é importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante.”
Bem, mas no que consiste essa matriz?
Quadrante 1 (vermelho), listamos as atividades que são tanto urgentes quanto importantes. Lá estão as coisas que devemos nos envolver pessoalmente. Temos que ser rápidos e eficazes. Exemplos disso são as crises (uma greve inesperada, um acidente de trabalho na fábrica, um relatório para o CEO da empresa…um recall de produtos que pode afetar a imagem da empresa).
Quadrante 2 (amarelo), reuniões programadas, relatórios mensais, férias dos funcionários, visitas regulares a clientes, etc.
Quadrante 3 (azul), atividades que você pode delegar, e que portanto, seu envolvimento é mais no nível de supervisão. Algumas reuniões e atividades que no próprio convite já sugerem que sua presença é opcional!
Quadrante 4 (branco), por que você listou? Não são urgentes, não são importantes e provavelmente são pura perda de tempo.
A ideia no fundo é ter um processo de priorização das suas atividades. No final do dia, se a maioria das atividades do quadrante 1 (vermelho) estiverem resolvidos, você teve um “grande dia”, e talvez chegue mais cedo em casa!!
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